Le présent formulaire vise à vous informer de la manière dont notre entreprise collecte, conserve et communique vos renseignements personnels (ci-après « RP ») dans le cadre de la prestation de services de chirurgie vétérinaire spécialisée, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25, L.R.Q., c. P-39.1) et à ses modifications subséquentes. Il vise également à obtenir votre consentement libre et éclairé à l'égard de ces utilisations.

Pour toute question relative à ce formulaire, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la fin du présent document.

1.  Renseignements personnels collectés

Dans le cadre de l'ouverture et de la gestion de votre dossier, nous collectons les renseignements suivants :

Concernant le propriétaire :

1. Nom complet, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel;

2. Toute autre information nécessaire à la facturation et à la communication.

Concernant l'animal :

1. Espèce, race, sexe, âge, poids;

2. Antécédents médicaux et chirurgicaux, médications en cours;

3. Dossier médical transmis par le vétérinaire référent ou les cliniques précédentes;

4. Résultats d'examens complémentaires (analyses, imagerie, etc.).

2.  Finalités de la collecte

Vos RP sont collectés aux seules fins suivantes :

1. Assurer le suivi clinique et chirurgical de votre animal;

2. Coordonner les soins avec les intervenants impliqués dans sa prise en charge;

3. Produire et conserver les dossiers médicaux conformément aux obligations déontologiques de l'Ordre des médecins vétérinaires du Québec (OMVQ);

4. Communiquer avec vous concernant les soins dispensés, les suivis post-opératoires et les rendez-vous;

5. Répondre à nos obligations légales et réglementaires.

3.  Conservation de vos renseignements personnels

Vos RP sont collectés et conservés dans un logiciel de gestion de dossiers médicaux vétérinaires sécurisé, accessible uniquement au personnel autorisé au moyen d'identifiants individuels et de mots de passe personnels. Notre entreprise tient un registre des accès permettant de surveiller et de détecter tout accès non autorisé.

Vos RP seront conservés pendant une période minimale de cinq (5) ans suivant la dernière prestation de services, conformément aux exigences légales et déontologiques applicables. Nonobstant ce qui précède, certains renseignements pourraient être conservés plus longtemps si nos obligations déontologiques le requièrent.

4.  Personnes ayant accès à vos renseignements personnels

Seules les personnes suivantes ont accès à vos RP, dans la stricte mesure nécessaire à l'exercice de leurs fonctions :

1. Vous-même, à titre de propriétaire de l'animal;

2. Le ou les chirurgiens vétérinaires de notre entreprise;

3. Les techniciennes en santé animale de notre entreprise, liées par une entente de confidentialité;

4. Le personnel administratif de notre entreprise, lié par une entente de confidentialité;

5. La police ou une autre autorité compétente, si la loi le requiert.

5.  Communication de vos renseignements personnels à des tiers

Dans le cadre de la prise en charge de votre animal, il peut s'avérer nécessaire de communiquer certains de vos RP et ceux de votre animal aux personnes ou entités suivantes :

1. Le vétérinaire référent ou la clinique vétérinaire primaire ayant effectué la référence;

2. D'autres spécialistes vétérinaires ou confrères impliqués dans la prise en charge multidisciplinaire;

3. Les laboratoires d'analyses et les services d'imagerie médicale vétérinaire.

Tout tiers auquel nous communiquons vos RP dans le cadre de la prestation de services est lié, le cas échéant, par les obligations déontologiques de sa profession ou par une entente de confidentialité avec notre entreprise. Si une communication à un autre tiers devait s'avérer nécessaire, nous vous en informerons préalablement et solliciterons votre consentement.

Aucun réseau social ne sera utilisé pour communiquer vos RP. Notre entreprise s'assure que les fournisseurs logiciels utilisés hébergent vos données sur le territoire canadien.

6.  Risque inhérent

Bien que notre entreprise mette en œuvre les mesures de sécurité appropriées pour protéger vos RP, il existe un risque inhérent lié à toute communication électronique. Notre entreprise ne peut garantir l'absence absolue de risque lors de la transmission de renseignements par voie numérique, mais s'engage à communiquer le strict minimum nécessaire et à respecter en tout temps les modalités du présent consentement.

7.  Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

1. Droit d'accès : vous pouvez demander à accéder aux RP vous concernant que nous détenons;

2. Droit de rectification : vous pouvez exiger la correction de tout RP inexact, incomplet ou équivoque;

3. Droit à la désinscription : vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de nos obligations légales et déontologiques de conservation;

4. Droit à la portabilité : vous pouvez demander la communication de vos RP dans un format technologique couramment utilisé.

Pour exercer l'un ou l'autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des RP dont les coordonnées figurent ci-dessous.